JR #5# Penerapan Budaya 5R Dalam Bekerja

        Setelah liburan panjang selama 1 minggu dikarenakan hari IMLEK, kini peserta PER batch 02 kembali belajar "Back to Learning". Modul minggu ke-05 pun sudah dikirim dalam folder di EDMODO yang berjudul Operasional. Di minggu ke-05 ini kita mempelajari Manajemen Operasional dan Budaya 5R. Pada saat libur kerja saya sempetin untuk baca-baca materi, selama 5 minggu sudah banyak sekali pelajaran-pelajaran yang saya dapat diantaranya Ritail is detail, efektuasi, peluang dan inovasi, lokasi, SWOT, cermat biaya, bootstrap, pricing product, dan manajemen operasional. Istilah-istilah keren yang sebelumnya tidak pernah saya dengar dan terasa asing kini malah sering kita gunakan dalam obrolan bersama teman-teman seperti bootstrap, efektuasi, dan banyak lagi.

         Membahas tentang Manajemen Operasional, disini saya akan bercerita sedikit mengenai pelajaran yang saya dapat ini. Manajemen Operasional adalah studi tentang pengambilan keputusan dalam funggsi operasi. Kata kunci manajemen operasional adalah menjalankan bisnis dengan efesiensi namun efektif dalam upaya memenuhi keinginan pelanggan. Ada 3 hal utama dalam manajemen operasional yakni input - proses - output. Tujuan manajemen operasi adalah meningkatkan efisiensi dan kinerja bisnis yang lebih baik, mengurangi biaya dan mengelola resiko. Sasaran Operasi meliputi biaya, kualitas, penyerahan (mengacu pada kemampuan operasi untuk memenuhi permintaan penyerahan produk/jasa kepada pelanggan secara konsisten), dan fleksibilitas.

         Input terdiri dari banyak hal seperti material, informasi, pelanggan itu sendiri, fasilitas, dan manusia. Untuk menjadi output dalam bentuk produk dan jasa yang bisa memuaskan pelanggan, perlu menerapkan strategi operasi yang didesain dengan tepat, dikembangkan serta melalui proses perencanaan dan kontrol yang baik. Manajemen operasi meliputi bisnis proses, keuangan dan teknologi. Penting dalam manajemen operasi adalah kualitas yang berarti tidak menerima produk yang buruk, tidak membuat produk yang buruk dan tidak menyediakan produk yang buruk. Salah satu bagian dalam manajemen operasi adalah "just in time" maksudnya adalah persediaan dan output tidak over stick atau over supply yang bertujuan untuk menghilangkan waste (sesuatu yang sia-sia, boros, tidak berguna).

       BUDAYA 5R

         5R dikenal sebagai salah satu budaya kerja dari negara Jepang yang sudah melegenda dan diadopsi oleh perusahaan-perusahaan di berbagai negara. 5R berasal dari 5S bahasa jepang Seiri (Ringkas), Seiton (Rapi), Seiso (Resik), Seiketsu (Rawat), dan Shitsuke (Rajin). Kata-kata 5R terlihat sebuah hal yang sepele namun sangat besar dampaknya dalam kemajuan sebuah perusahaan. Dengan menerapkan program 5R akan mewujudkan lingkungan kerja yang lebih baik yang berpengaruh pada keselamatan kerja, mutu produk, efesiensi, dan mencegah gangguan kerusakan.

        Ringkas (Seiri)
Ringkas merupakan prinsip dasar 5R yang pertama. Prinsip kerja ini merupakan merupakan prinsip kerja pemilahan barang. Saya termasuk seseorang yang tidak suka melihat barang-barang yang semrawut dan menyimpan barang-barang yang sudah tidak berguna. Jadi saya selalu menerapkan fase ini dalam kegiatan sehari-hari saya. Saya memilah antara barang yang masih saya gunakan dan yang tidak, jika barang tersebut adalah milik bos, saya langsung saja bertanya apakah barang ini masih diperlukan atau tidak supaya saya bisa memutuskan untuk menyimpannya kembali atau membuangnya.
 Dengan melakukan fase ini, banyak keuntungan yang diperoleh yaitu:

1. Area kerja menjadi lebih luas dan banyak space yang bisa dimanfaatkan
2. Mencegah dis-fungsional dari barang yang ada.
3. Mengurangi jumlah penggunaan media penyimpanan

     Rapi (Seiton)

Rapi merupakan fase kedua dalam prinsip 5R. Setelah barang-barang diringkas, selanjutnya barang-barang tersebut dirapikan sesuai dengan tempat penyimpanan. Pengalaman yang sering saya lakukan juga menerapkan fase ini yaitu menata meja kerja boss saya. Saya kelompokan pada bagiannya masing-masing seperti kartu nama, surat-surat yang belum dibaca saya pisahkan dengan yang sudah dibaca,  alat-alat tulis saya masukan dalan satu kotak, obat-obatan yang tadinya berada di meja kerja, saya kemas dan saya taruh di bagian obat-obatan, begitupula dengan lemari  penyimpanan barang-barang sehari-hari dan semua yang menyangkut lingkungan pekerjaan saya juga menerapkan prinsip ini. Penerapan prinsip ini mempunyai tujuan:

1. Mempermudah pencarian barang karena barang-barang sudah terletak pada tempatnya
2. Mempermudah stock counting karena barang-barang sudah dirapikan sesuai dengan standar penyimpanan
3. Kondisi kerja akan terlihat jauh lebih rapi dan sedap dipandang mata.

     Resik (Seiso)

Resik adalah prinsip R yang ketiga. resik berarti membersihkan baik barang ataupun lingkungan. Contoh keadaan yang disebut sebagai resik antara lain:

1. Tidak ada jaring laba-laba di ruangan kerja
2. Tidak ada coretan tidak perlu di pintu, hand pallet, atau rack
3. Forklift tidak berada dalam kondisi kotor

Dengan melakukan R yang ketiga ini, akan diperoleh beberapa keuntungan seperti:

1. Lingkungan kerja jauh lebih bersih
2. Meningkatkan mood untuk bekerja karena lingkungan lebih bersih
3. Kualitas barang akan lebih bagus karena tidak kotor
4. Meningkatkan image perusahaan di mata orang lain

     Rawat (Seiketsu)

Rawat adalah prinsip ke-4 dalam 5R. Rawat dimaksudkan agar masing-masing individu dapat menerapkan secara continue ketiga prinsip sebelumnya. Dalam fase ini dilakukan pengawasan terhadap pelaksanaan 3R sebelumnya. Salah satu cara yang dapat dilakukan adalah membuat cheklist terhadap pekerjaan yang harus dilakukan, terkait dengan 3R sebelumnya. Pelaksanaan  fase rawat ini akan membuat lingkungan selalu terjaga dalam kondisi 3R secara terus-menerus.

     Rajin (Shitsuke)

Prinsip yang terakhir adalah rajin. Fase ini lebih mengarah kepada membangun kesadaran masing-masing individu untuk secara konsisten menjalankan 4R sebelumnya.

Secara umum 5R akan memberikan dampak yang besar bagi perusahaan seperti:

1. Peningkatan image perusahaan
2. Peningkatan sense of belonging karyawan
3. Efisiensi
4. Mengurangi waste
5. Tempat kerja menjadi lebih luas
6. Peralatan multi fungsi, satu untuk semua
7. Penentuan lokasi dari barang-barang yang dibutuhkan
8. Tempat kerja lebih bersih dan lingkungan kerja lebih cerah
9. Pemantapan karyawan melalui tanggung jawab/rasa memiliki
10. Keterbukaan komunikasi

Contoh seseorang yang berada di level ini adalah sebagai berikut:

1. Membuang sampah pada tempatnya
2. Memungut sampah yang berceceran
3. Melaksanakan piket kebersihan tanpa dikomando
4. Merapikan barang tanpa harus diperintah

      Sebelum saya mengenal 5R secara tidak sadar ternyata saya juga suadah menerapkan prinsip 5R dalam bekerja. Terbukti dimanapun saya bekerja bos saya, mengatakan langsung kepada saya bahwa mereka merasa puas dengan pekerjaan saya dan mengharapkan saya untuk selalu bekerja bersamanya entah di Jakarta, Malaysia dan sekarang di Hongkong sudah hampir 6th saya bekerja di sini pada satu bos. Ketika saya memutuskan untuk keluar, bos tidak menyetujuinya akhirnya dia menambah uang gaji saya hehehe...
Jadi terapkanlah budaya 5R dalam bekerja karena akan sangat menguntungkan bagi kita dan perusahaan atau tempat kerja kita.  

      Namun bagaimana pula saya tidak akan puas dengan keadaan ini sebelum saya berdiri pada my own business. Ekonomi suatu negara akan maju apabila SMD di sebuah negara tersebut maju dengan kata lain bisa menciptakan pekerjaan bagi dirinya sendiri dan menciptakan lapangan kerja bagi orang lain. Jadi teringat dengan kata-kata Pak Ciputra "Bukan sekedar SDM terdidik yang dibutuhkan namun SDM yang dapat menciptakan kerja dengan cara mengolah secara inovatif bagi dirinya sendiri, kekayaan alam dan budaya Indonesia yang berlimpah menjadi solusi bagi dirinya dan masyarakat."

7 HABITS

       Kemarin saya membaca buku yang berjudul SEVEN HABITS OF HIGHLY EFFECTIVE PEOPLE, isinya sangat menarik banyak sekali pelajaran yang bisa saya petik disini. Buku ini mampu menjadi cetak biru bagi siapapun yang berminat untuk mengembangkan dirinya. Tujuh kebiasaan efektif kelihatan mudah dimengerti, tetapi tidak mudah dilaksanakan, namun inspirasi dan aspirasi dalam bukunya mampu menuntun orang dalam mencari kehidupan yang lebih baik dan bermanfaat. Buku ini ditulis oleh Stephen R Covey.
 
        Dalam 7 habits, ia mempromosikan inspirasinya yang disebut "etika karakter" yang berdasarkan prinsip dan tata cara memimpin serta mengabaikan prinsip "etika kepribadian" yang memberikan sinyal kepalsuan dan ambiguitas. Karakter adalah gabungan dari kebiasaan-kebiasaan kita. Kebiasaan sulit berubah, tetapi bisa dirubah dengan komitmen yang sungguh-sungguh. Kebiasaan (habits) yang baik adalah persinggungan antara pengetahuan (knowlegde), keahlian (skill), dan keinginan (desire).

        Kebiasaan adalah aktivitas yang dikerjakan tanpa perlu berfikir dulu. Menurut Covey ada 7 kebiasaan yang efektif yaitu;

1. Be proaktive, jadilah proaktif yang menjadi kendali seseorang terhadap lingkungan dibanding situasi sekelilingmu yang mengendalikamu
2. Begin with the end in mind, mulai dengan akhir dipikirkan atau disebut kepemimpinan pribadi. dengan ini kita dapat konsetrasi dan mempertimbangkan segala konsekwensinya sebelum bertindak, sehingga dapat produktif dan berhasil
3. Put first things first, dahulukan yang utama atau manajemen pribadi untuk mengimplementasikan dan mengelola kebiasaan no.2 yang bersifat mental dan kebiasaan no.3 disebut fisik
4. Think win-win, berfikir menang-menang atau kepemimpinan antar pribadi. Kerena sasaran bergantung pada hubungan dan kerjasama dengan lainnya, maka semua perlu bagian yang adil dan menguntungkan
5. Seek first to understand and than to be understood, berusaha mengerti dulu baru minta dimengerti. Komunikasi adalah bagian penting, dan seperti analogi "diagnosis dulu sebelum memberikan resep"
6. Synergizi, wujudkan sinergi/kerjasama yang kreatif. Kekuatan kerjasama lebih besar dari upaya perbagiannya, jadi galilah potensi dan kebaikan konstribusi orang lain
7. sharpen the saw, asahlah keseimbangan pembaharuan diri, sehingga kebiasaan baik lainnya biosa tumbuh dan berkembang.

     Kebiasaan 1,2,dan 3 adalah sesuatu yang berhubungan dengan diri pribadi atau ke dalam. Kebiasaan ini wujud kemenangan pribadi yang diperlukan untuk berkembangnya karakter pribadi. Kebiasaan 4,5,dan 6 adalah wujud kemenangan publik, kebiasaan ini jugha berupa kerjasama dan komunikasi yang baik. Kebiasaan ke 7 (asahlah "gegaji") adalah pembaharuan diri dalam bentuk: spiritual, mental, fisik dan sosial/emosional, yang semuanya memerlukan perawatan dan pertumbuhan.

      Menurutnya ada dua teori dominan suatu pencapaian kesuksesan dalam literatur 200 tahun yang lalu, yakni etika kepribadian dan etika karakter. Sesuai dengan etika karakter, sangat penting memfokuskan pada menyatukan prinsip-prinsip kehidupan yang efektif pada salah satu karakter. Dilihat dari etika kepribadian, disana suatu keahlian dan teknik bisa dipelajari dan menjadi citra publik, suatu kepribadian dan sikap bisa berkembang menghasilkan kesuksesan. Masalahnnya mungkin kita tidak perpendirian dan dangkal.

       Jika paragidma kita tidak dekat dengan kenyataan sikap kita, perilaku dan tanggapan tidak akan menjadi efektif atau pas. Kita akan menjadi hilang sebagaimana seseorang mencoba berjalan di Hongkong dengan peta Indonesia. Kita hanya bisa menyelesaikan kemajuan berlipat (kuantum) dalam kehidupan kita jika kita menyelesaikan peralihan paradigma sehingga lebih akurat dan efektif dalam memandang dunia.

      The seven habits adalah suatu paradigma yang berpusat pada prinsip-prinsip. Paradigma adalah suatu model, teori atau penjelasan tentang sesuatu. Prinsip adalah pegangan tingkah laku manusia yang menjamin daya tahan, suatu nilai permanen adalah hal mendasar. Perilaku kita adalah suatu fungsi dari keputusan kita bukan kondisi kita. Ada 3 nilai penting dalam kehidupan yaitu pengalaman (yang terjadi pada diri kita), kreatifitas (menjadikan ada), sikap (tanggapan terhadap persoalan sulit).

       Masalah kita ada pada tiga area yaitu Kontrol Langsung (masalah menyangkut perilaku kita sendiri), Kontrol Tidak Langsung (masalah menyangkut perilaku orang lain), atau Tidak Ada Kontrol (masalah yang tidak bisa kerjakan apapun). Masalah Kontrol Langsung diselesaikan melalui kemenangan pribadi dari habits 1,2,dan 3. Masalah Kontrol Tidak Langsung dipecahkan melalui cara berpengaruh kemenangan  publik habits 3,5,dan 6. Masalah Tidak ada Kontrol yang terbaik adalah diselesaikan dengan penyikapan.
     
      ada tiga aspek besar dari manajemen pribadi dan bisnis. Pertama adalah KEPEMIMPINAN - apa yang ingin kita selesaikan? Kedua adalah MANAJEMEN - bagaimana bisa saya selesaikan dengan sebaik-baiknya? Ketiga adalah PRODUKTIVITAS - mengerjakannya. Sesuai dengan Peter Drucker dan Warren Bennis "Manajemen adalah mengerjakan sesuatu dengan benar, Kepemimpinan adalah mengerjakan kebenaran sesuatu."

JR #4# Disaat Waktu yang Tidak Tepat

       Hari minggu selepas pulang dari aktifitas Mandiri sahabatku kondisi badanku agak menurun. Badanku terasa lelah ditambah dengan pikiran yang tidak stabil membuatku tidak bersemangat. Di hari itu kebetulan masalah datang bertubi-tubi antara masalah pribadi, keluarga, tugas dan tanggung jawab. Diwaktu yang sama saya memikirkan berbagai macam masalah sehingga sempat membuatku agak setres namun tidak seberat yang Anda kira loh...

       Di sore hari selepas keluar dari kelas, saya menyalakan handphone dan seketika itu pula hp berbunyi menandakan ada pesan masuk. Saya uka dan baca pesan tersebut ternyata pesan masuk dari ibu saya. Dalam pesannya menyampaikan "Nak, ini ada orang mau menjual sawah dan menawarkan kepada kita". Tak lama ke,mudian saya langsung aja call ibu saya dengan tujuan menanyakan kelanjutan dari pesan ibu saya tersebut. ternyata tetangga kami sedang memerlukan uang dalam waktu yang cepat hingga akhirnya dia terpaksa menjual sawah yang dimilikinya seluas 60 ubin. Perubinnya dia menawarkan dengan harga  1 juta namun karena kami sudah mengenal lama dan memang karena sedang sangat butuh akhirnya dia sepakan menjual seharga 50 juta kepada kami.

       Saat itu saya bener-bener sangat menginginkan untuk membeli tanah tersebu namun masalahnya uang tabungan saya saat ini tidak cukup. Pikiran saya tidak berhenti untuk memikirkannya bagaimana caranya agar saya dapat memiliki tanah tersebut dilain sisi saya tidak ingin berhutang ataupun berurusan dengan pihak bank. Di saat pikiranku sedang bercampur aduk dengan berbagai problem dan kelelahan saya memaksakan diri untuk menyelesaikan tugas PER malam itu juga padahal saya tahu malam itu saya sangat lelah dan pikiranpun sedang tidak focus namun karena emosional saya tetap memaksa diri.

        Malam itu juga saya masuk EDMODO dan memutuskan take quiz yang minggu ke-4. Saya kira dalam keadaan saya ini tidak akan berpengaruh pada tugas yang akan saya kerjakan. Memang benar kata orang ketika pikiran kita sedang memikirkan banyak hal, kita tidak bisa fokus untuk mengerjakan sesuatu yang ada didepan mata kita. Begitu juga yang saya alami sekarang karena saya tidak bisa fokus saya jadi tidak teliti bahkan jadi ceroboh sekali. Banyak pertanyaan yang tidak dibaca dengan benar dan teliti, karena keadaan lelah saya juga jadi asal-asalan yang tadinya sudah saya jawab dengan benar malah saya ubah menjadi tidak benar. Ketika saya sudah submit baru saya tersadar "Aduh tadi kok bisa-bisanya saya jawab pertanyaan yang sangat sederhana dan mudah dengan jawaban yang tidak masuk akal, Huh... bodohnya masa gitu aja bisa salah padahal sudah sering didiskusikan bodoh..bodoh..bodoh...!!! Saya mencaci maki diri sendiri".

        Namun sesat saya kembali berfikir positif "Ah sudahlah, tidak usah disesali toh sudah terlanjur lagipula nilai tidak menjamin dengan kesuksesan masa depan seseorang. Yang terpenting adahlah bagaimana kita bisa menerapkan pembelajaran ini. Saya sambil hikmahnya saja "Jangan mengambil keputusan/mengerjakan sesuatu disaat pikiran sedang galau (emosi) dan dalam keadaan tidak stabil karena bisa-bisa keputusan yang diambil hasilnya tidak sesuai dengan apa yang kita harapkan bahkan bisa menimbulkan penyesalan."

        Setelah itu saya mencoba kembali memikirkan bagaimana caranya saya bisa memiliki sawah yang ditawarkan tersebut. Saya putar otak saya dan saya kaitkan bootstrap yang telah saya pelajari di minggu ini.
Bootstrap adalah sebuah cara untuk mendapatkan sumber daya tanpa kita harus mengeluarkan banyak uang (modal uang) jadi kalau kita kreatif dalam berfikir untuk melakukan bootstrap, maka sebenarnya hambatan modal uang itu bisa kita perkecil. Dengan prinsip bootstrap saya mencoba untuk menemukan solusinya karena dengan melakukan bootstrap diharapkan kita bisa hemat biaya.

        Dan akhirnya saya menemukan saya menemukan ide. Saya melakukan negosiasi dengan penjual sawah tersebut. Saya akan bayar sawah tersebut dengan tabungan sendiri sebesar 35 juta dan selebihnya saya akan kirimkan secepatnya. Karena tetangga saya sudah kenal lama dengan keluarga kami, maka dari itu dia menyetujui permintaanku. Kemudian saya sewakan sawah tersebut kepada seseorang kebetulan orang tersebut sangat suka untuk mengelola sawah dari uang tersebut saya gunakan untuk melunasi pembayaran sawah. Akhirnya saya dapat memiliki sawah tanpa harus hutang bank yang ada bunganya. Dengan menerapkan sistim bootstrap akhirnya saya dapat menghemat biaya.